Vraag je evenement aan

Wil je een evenement organiseren?

Wil je een optreden, wandeling, fietstocht, loopevenement, buurtfeest, rommelmarkt,.. of een ander evenement organiseren in onze stad? Fijn! Dan helpen wij je graag verder met de administratieve kant van de zaak:

• Als organisator vul je een online aanvraagformulier in. Wij werken hiervoor met het evenementenloket Eaglebe. Afhankelijk van het type evenement dat je wil organiseren, krijg je een opsomming van vragen waar je rekening moet mee houden bij de organisatie.
• Zodra het formulier ingediend en verwerkt is krijg je, na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, van de dienst evenementen de nodige vergunningen en info.
• Gezien er o.a. adviezen nodig zijn van andere stads- en/of veiligheidsdiensten kan de verwerking van een dossier een aantal weken (max. 8) in beslag nemen. Via het online platform kan je de status van je aanvraag steeds raadplegen.

Wat is een evenement en wanneer heb ik een vergunning nodig?

Een evenement op openbaar domein is elke tijdelijke activiteit of gebeurtenis die geheel of gedeeltelijk plaatsvindt op voor het publiek toegankelijke ruimten, georganiseerd door een publieke of private partij, met als doel publiek te ontvangen of te betrekken, en die de normale publieke functie of het reguliere gebruik van die ruimte tijdelijk wijzigt, onderbreekt of aanvult.

Deze definitie omvat zowel kleine evenementen (buurtfeesten, dorpskermissen, rommelmarkten) als grootschalige evenementen (zoals wielerwedstrijden, festivals of optredens) waar een grote opkomst wordt verwacht, ongeacht of ze gratis of betalend zijn, publiek of privaat georganiseerd.

Innames openbaar domein voor privaat gebruik (bijvoorbeeld een springkasteel voor een communiefeest, een foodtruck aan de kerk voor een huwelijk,…) worden niet beschouwd als een evenement, en kunnen niet gegund worden.

Volgens het algemeen politiereglement van de zone Vlaamse Ardennen zijn ook alle evenementen die doorgaan in open lucht (ook een tent = open lucht), op openbaar of op privaat terrein, vrij, op uitnodiging of tegen betaling toegankelijk voor het publiek, vergunningsplichtig, m.u.v. evenementen op privaat terrein met minder dan 100 gelijktijdig toegelaten personen.

Zodra je een evenement wil organiseren dat aan bovenstaande omschrijvingen voldoet dien je dus een aanvraag in via het evenementenloket/online aanvraagformulier.

Evenementtypes

Wanneer je een aanvraag indient moet je aanduiden welk soort evenement je wil organiseren. We geven je hier een overzicht (en eventueel wat extra uitleg) van de verschillende evenementtypes:

• Dorpskermis, buurtfeest, speelstraat
• Rommel- of andere markt
• Concert, festival, fuif
• Officiële wielerwedstrijd
  Dit zijn wedstrijden volgens het KB dd. 28-06-2025 waarbij voor elke categorie (mannen, vrouwen, junioren) een afzonderlijke aanvraag moet ingediend worden.
• Recreatieve doortocht (wandeling, auto, moto, fiets)
  Georganiseerde toertochten worden aangevraagd via de e-tool van Sport Vlaanderen en automatisch doorgestuurd naar het online platform van de stad Oudenaarde. Deze moeten niet meer afzonderlijk aangevraagd worden. Dit evenementtype is dus bedoeld voor recreatieve doortochten van wandelingen, moto- of autorondritten, of een fietstocht georganiseerd door een niet-wielervereniging.
• Circus
• RVV randevenement
  Dit zijn evenementen die georganiseerd worden i.k.v. de Ronde Van Vlaanderen
• WK-EK voetbal-uitzending wedstrijden
  Dit evenementtype staat enkel actief tijdens periodes waarin een WK-EK voetbal doorgaat. Wanneer een vereniging of handelszaak grote schermen wil plaatsen of een evenement hieraan wil koppelen kan dit hier aangevraagd worden.
• Kleinschalig initiatief
  Dit zijn activiteiten die gepaard gaan met een beperkte inname van openbaar domein (pleinen, trottoir, fietspad, parkeerplaats en/of rijbaan), al dan niet met een commercieel doel, zoals bijvoorbeeld: foodtrucks, koelwagens, standen of tenten bij occasionele en commerciële acties (opendeur of x-jarig bestaan van een handelszaak,…), promotie- of info acties, verdelen van productstalen,…
• Alle andere evenementen/activiteiten
• Publiciteitsvergunning
  Wanneer je enkel publiciteit wil maken langs gemeentewegen, zonder dat je een evenementenaanvraag indiende, kan je dat via dit evenementtype aanvragen.
• Terrasuitbreiding zomer
  Wanneer een handelaar een uitbreiding van zijn terras wenst in de zomermaanden kan hij/zij een aanvraag hiervoor indienen. Voor meer info over de voorwaarden mail je naar economie@oudenaarde.be.
  Terrasuitbreidingen n.a.v. specifieke grote evenementen, georganiseerd door of i.s.m. de stad (zoals Ronde van Vlaanderen en Bierfeesten) worden niet via deze weg aangevraagd, voor meer info mail je naar evenementen@oudenaarde.be.
   

Wanneer moet je jouw aanvraag indienen?

Volgens het algemeen politiereglement van de zone Vlaamse Ardennen moeten evenementen minstens 8 weken (56 dagen) vooraf ingediend worden.

Volgens het algemeen- en retributiereglement inname openbaar domein, goedgekeurd door de gemeenteraad dd 18-12-2025, moeten kleinschalige initiatieven minstens 10 werkdagen vooraf ingediend worden.

Volgens het KB dd 28-06-2025 moeten officiële wielerwedstrijden 14 weken (98 dagen) vooraf ingediend worden, met een afzonderlijke aanvraag voor elke categorie (mannen, vrouwen, junioren).

Wat als je te laat bent met je aanvraag?

Via 2 extra evenementtypes “spoedprocedure evenementen” of “spoedprocedure kleinschalige initiatieven” kan je eventueel nog laattijdig een aanvraag indienen. Hou er wel rekening mee dat hieraan een retributie verbonden is!

• Evenement: tot max 30 werkdagen voor aanvang – retributie 150,00 euro
• Kleinschalig initiatief: tot max 5 werkdagen voor aanvang – retributie 50,00 euro

Meer info lees je hier.

Retributies en reglement

Soms is er aan het verkrijgen van een vergunning een retributie verbonden. Hieronder kan je het algemeen- en retributiereglement inname openbaar domein vinden. Raadpleeg dit best vooraleer je een aanvraag indient om na te gaan of er al dan niet kosten kunnen aangerekend worden.

Hoe dien je een aanvraag in?

• Je gebruikt bij voorkeur Google Chrome
• Ga naar https://app.eaglebe.com/auth/register als je je wil registreren als nieuwe gebruiker. Na het ingeven van je naam, emailadres en een wachtwoord kan je onderaan aanvinken dat je gegevens bewaard worden zodat je een volgende keer nog sneller kan aanmelden. Nadat je op “registreer” geklikt hebt ontvang je een e-mail om je account te bevestigen. Daarna kan je aan de slag!
• Indien je een evenement reeds eerder organiseerde, kan je de aanvraag van een vorige editie ook heel gemakkelijk kopiëren en dan bijwerken en/of aanvullen waar nodig.