Toezicht en handhaving

Toezicht en handhaving zijn enkel van toepassing op  het aanbod van erkende BOA-partners.  

Blijkt echter uit klachten of meldingen dat de gezondheid of de veiligheid van kinderen in het gedrang komt, dan zal het lokaal bestuur ook handhaven bij niet erkend aanbod

Onze aanpak van toezicht en handhaving vertrekt  vanuit een aantal heldere principes:

• De veiligheid, integriteit en gezondheid van kinderen beschermen is het belangrijkste uitgangspunt voor toezicht en handhaving. Dit principe primeert boven alle andere.  
• Partnerschap en vertrouwen is heel belangrijk voor ons. Enkel via samenwerking kan het BOA-beleid verder groeien.
• We leggen maximaal verantwoordelijkheid bij de organisatoren om een kwaliteitsvol aanbod te realiseren. Het erkennings- en subsidiekader stelt voorwaarden, maar de organisatoren bepalen zelf hoe ze die invullen.
• Proportionaliteit is voor ons evident. We hanteren het principe van proportionaliteit. Daarbij houden we rekening met de aard en omvang van de organisatie. Bij kleine, ad- hoc spelers hanteren we een andere aanpak dan bij organisatoren die jaarlijks subsidies ontvangen.  
• Omdat het lokaal bestuur binnen BOA zowel regisseur als organisator is, bewaken we strikt de scheiding tussen beide rollen om zo de neutraliteit te waarborgen.  
• We werken met respect voor de eigenheid van de sectoren die binnen BOA samenkomen.
• En we streven naar een beperkte administratieve last en één duidelijk aanspreekpunt, namelijk de BOA-coördinator. 

Het lokale BOA-beleid staat of valt met een goede samenwerking met alle BOA-partners. Daarom ondersteunen we onze erkende BOA-partners vanuit een positieve en constructieve relatie.

Dit start met het kennismakingsgesprek bij de erkenningsaanvraag en zetten we verder via een gevarieerd vormingsaanbod.

Het kennismakingsgesprek

Doel?

Na elke erkenningsaanvraag volgt een kennismakingsgesprek. Het gesprek vertrekt vanuit het erkenningskader en combineert verschillende doelen:

• Het verwerven van een duidelijk beeld van het geplande BOA-aanbod.
• Het toetsen van het aanbod aan de erkenningsvoorwaarden, met het oog op het verzekeren van de basiskwaliteit.
• Het in kaart brengen van ondersteuningsnoden en het detecteren van groeikansen binnen de werking.
• Het verduidelijken van de wederzijdse verwachtingen, zowel op het vlak van partnerschap als op het vlak van ondersteuning door het lokaal bestuur.
• Het verslag van het kennismakingsgesprek is de basis voor de beslissing van het college over de erkenning van de organisator en tegelijk het vertrekpunt voor verdere ondersteuning, toezicht en handhaving.

Aanpak?

• Elke organisator die een ontvankelijke erkenningsaanvraag indient krijgt een uitnodiging voor een kennismakingsgesprek. Het gesprek duurt ongeveer twee uur.
• Na het gesprek ontvangt de organisator een uitgebreid ontwerpverslag waarin de sterktes én de aandachtspunten worden belicht en duidelijke verwachtingen worden geformuleerd.
• Dit is een éénmalig gesprek en maakt verplicht deel uit van de erkenningsprocedure.  

Het vormingsaanbod

Doel?

Met ons vormingsaanbod willen we BOA-organisatoren ondersteunen en versterken.

Aanpak?

We onderscheiden drie vormen van ondersteuning:  

• Een structureel vormingsaanbod: dit zijn jaarlijks terugkerende vormingen zoals EHBO, veiligheid, taalstimulering, enz.
• Een thematisch vormingsaanbod: jaarlijks zetten we één aspect van het erkenningskader in de kijker. Dit laat toe gericht in te zetten op kwaliteitsverbetering binnen een specifiek thema. Voor 2027 focussen we op het thema toegankelijkheid.
• Aanbod op maat: We zijn bereid om in te spelen op vormingsnoden die bovenkomen uit de kennismakingsgesprekken, toezicht en handhaving.

We maken een evenwichtige vormingskalender op. Meer info vind je hier.

Het vormingsaanbod is niet verplicht, maar we moedigen organisatoren aan om hier actief aan deel te nemen.  

Via toezicht willen we de kwaliteit van het erkende BOA-aanbod ondersteunen, bewaken en waar nodig bijsturen. We vertrekken daarbij vanuit een ondersteunende houding met tips, feedback en adviezen en zetten zowel in op een basistoezicht als een thematisch toezicht.

Het basistoezicht

Doel?

Tijdens het basistoezicht volgt de BOA-coördinator de aandachtspunten op die werden geformuleerd tijdens het kennismakingsgesprek en voorgaand toezicht.  

Aanpak?

Een basistoezicht bestaat uit:

• Een zelfrapportage;
• Een locatiebezoek met observaties van de werking, gesprekken met de organisator en medewerkers en vaststellingen op basis van bewijsstukken;  
• Een rapportage over de inzet van toegekende subsidies, indien van toepassing.

Het basistoezicht vindt jaarlijks plaats. Enkel het locatiebezoek gebeurt slechts 2-jaarlijks voor organisatoren die geen BOA-subsidies ontvangen.

Na elk basistoezicht ontvangt de organisator een verslag met de nieuwe aandachtspunten.

• Zijn de aandachtspunten uit het vorige verslag onvoldoende opgenomen, dan ontvangt de organisator een concrete deadline met haalbare doelstellingen.
• Zijn de aandachtspunten bij het verstrijken van de deadline niet opgenomen, dan wordt het dossier geëscaleerd naar de interne toezichthouder en wordt de handhavingsprocedure opgestart.

Het thematisch toezicht

Doel?

Het jaarthema van het thematisch vormingsaanbod wordt doorgetrokken in ons toezicht. Dit laat ons toe om doelgericht te werken aan kwaliteitsverbetering en het effect van onze ondersteuning zichtbaar te maken.

Aanpak?

• Doelstellingen worden jaarlijks afgestemd met het LOBOA en ook de resultaten worden via het LOBOA teruggekoppeld.
• Het thematisch toezicht wordt geïntegreerd in het basistoezicht. 

Wanneer erkende BOA-organisatoren de erkenningsvoorwaarden niet of onvoldoende naleven, of wanneer er ernstige risico’s worden vastgesteld, dan moet het lokaal bestuur ingrijpen en dus handhaven.

Doel?

Om de kwaliteit van het aanbod en de veiligheid van de kinderen te garanderen is het nodig om te handhaven als tekorten of aandachtspunten niet worden aangepakt.

Aanpak?

Het lokaal bestuur bouwt de maatregelen doordacht en proportioneel op en werkt gefaseerd. Worden de aandachtspunten uit het kennismakingsgesprek en het toezicht niet opgevolgd, dan volgt:

• Een formeel verbetertraject
  • De organisator stel een verbeterplan op met concrete acties en deadlines. Na een formeel opvolggesprek met het lokaal bestuur wordt dit verbeterplan nauwgezet opgevolgd.
• Een waarschuwing door het college
  • Wordt het verbeterplan niet of onvoldoende opgevolgd, dan krijgt de organisator een formele waarschuwing van het college: de waarschuwing bepaalt de inbreuken en de termijn waarbinnen die moeten weggewerkt worden.
• De intrekking van erkenning en subsidies
  • Blijven de tekorten aanhouden, dan kan het college de BOA-erkenning en de BOA-subsidies intrekken.  
• Eventuele sluiting
  • Wanneer een organisator zonder erkenning verder werkt en de veiligheid of gezondheid van kinderen in het gedrang komt, kan de burgemeester beslissen om de werking tijdelijk of definitief te sluiten.  

Klachten zijn een belangrijke bron van informatie voor toezicht en handhaving. Het lokaal bestuur verwacht dat alle erkende BOA-organisatoren een eigen en transparante klachtenprocedure hebben.

Klachten zouden in eerste instantie door de organisator zelf behandeld moeten worden. Kan een gebruiker met zijn klacht niet bij de organisator terecht of vindt de gebruiker dat zijn klacht niet op een correcte manier werd behandeld? Dan kan in tweede instantie de klacht via het lokaal bestuur worden ingediend. In Oudenaarde kan dat via de officiële klachtenprocedure. Via de BOA homepage informeren we de gebruikers hierover.  

Om over een actueel overzicht van het lokaal BOA-aanbod te beschikken, rekenen we op de actieve medewerking van de organisatoren. Elke erkende BOA-organisator draagt bij aan een degelijk toezicht door:  

• Actualisering: Belangrijke wijzigingen in de identiteits- en correspondentiegegevens, het aanbod, de openingsuren en het inschrijfbeleid geven de organisatoren spontaan door.
• Meldingen: Schendingen van fysieke of psychische integriteit van een kind of medewerker moeten onmiddellijk gemeld worden aan het lokaal bestuur. We garanderen een discrete behandeling.

Actualiseringen en meldingen kunnen via mail naar boa@oudenaarde.be aan het lokaal bestuur bezorgd worden.

Samen met het LOBOA wordt gewerkt aan een online formulier voor meldingen en een beslisboom die helder stelt wat wel of niet moet gemeld worden. Deze info wordt hier nog toegevoegd. 

Het is onze ambitie om ouders en kinderen een stem te geven bij de verdere ontwikkeling van het BOA-aanbod. Hun ervaringen en verwachtingen zijn belangrijk om een aanbod uit te bouwen dat aansluit bij de noden van gezinnen.  

Daarom verwachten we dat organisatoren kinderen en ouders op regelmatige basis bevragen en met die input aan de slag gaan. In ons toezicht volgen we dit mee op.