Evenement organiseren

Wil je een evenement organiseren?

Wil je een optreden, wandeling, fietstocht, loopevenement, buurtfeest, rommelmarkt,.. of een ander evenement organiseren in onze stad? Fijn! Dan helpen wij je graag verder met de administratieve kant van de zaak:

  • Als organisator vul je een online aanvraagformulier in. Wij werken hiervoor met het evenementenloket EagleBe. Afhankelijk van het type evenement dat je wil organiseren, krijg je een opsomming van vragen waar je rekening moet mee houden bij de organisatie.
  • Zodra het formulier ingediend en verwerkt is krijg je, na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen, van ons de nodige vergunningen en info!

Opgelet, in Oudenaarde is er een meldingsplicht voor evenementen. Dat betekent dat je elk evenement, take away of activiteit dat kan leiden tot samenscholing, moet aanvragen aan de stad. 

Wanneer moet je jouw aanvraag indienen?

Hou er rekening mee dat je aanvraag volgens het algemeen politiereglement van de zone Vlaamse Ardennen minstens 8 weken op voorhand moet ingediend worden.

Uitzondering: aanvragen voor officiële wielerwedstrijden moeten 14 weken op voorhand ingediend worden (KB 28/06/2019), met een afzonderlijke aanvraag voor elke categorie (mannen, vrouwen, junioren). Voor deze aanvragen volstaat het om de ingevulde vergunningsaanvraag van Belgian Cycling te sturen naar evenementen@oudenaarde.be

Hoe kan je een aanvraag indienen?

  • Je gebruikt bij voorkeur Google Chrome
  • Ga naar https://app.eaglebe.com/auth/register als je je wil registreren als nieuwe gebruiker. Na het ingeven van je naam, emailadres en een wachtwoord kan je onderaan aanvinken dat je gegevens bewaard worden zodat je een volgende keer nog sneller kan aanmelden. Nadat je op “registreer” geklikt hebt ontvang je een e-mail om je account te bevestigen. Daarna kan je aan de slag!